Carnet d'adresses 2.27

Description

Cette pile est un carnet d'adresses compatible avec celui du toutes les plateformes (Outlook, Mac OS X, Ubuntu, Palm…) avec lesquelles il échange au moyen de vCards.

• il offre une saisie simplifiée des contacts (formatage automatique des addresses et téléphones, saisie automatique de la ville à partir du code postal, échange nom et prénom) et une recherche phonétique des fiches (orthographe incomplète) ;
• il gère 3 adresses, 4 téléphones et 4 adresses mails et distingue personnes et entreprises ;
• il permet des requêtes sur les contacts, la production d'un répertoire HTML et d'étiquettes, d'un trombinoscope ;
• il génère des vCards qui peuvent ensuite être importées dans l'application carnet d'adresses de l'ordinateur ;
• c'est d'un outil pour récupérer les vCards d'un vieux téléphone, les compléter et les retoucher ;
• il permet d'importer les contacts enregistrés dans une feuille Excel et de récupérer la liste des destinataires d'un message ;
• à partir des données d'une fiche, vous pouvez composer un document RTF ou HTML mélangeant texte fixe et données ;
• il peut servir à archiver des contacts qui ne servent plus pour les conserver.
• ⚠️ n'oubliez pas d'installer aussi la pile Codes postaux, elle est nécessaire au Carnet d'adresses.

Boutons de commande

Nouvelle fiche	Création d'un nouveau contact.	Fiche précédente	en pressant la touche ⌥ALTALT, l'icone change d'aspect et devient « fiche marquée précédente » ; en pressant la touche CTRLCTRLCTRL, l'icone devient « première fiche ».
Fiche suivante	en pressant la touche ⌥ALTALT, l'icone change d'aspect et devient « fiche marquée suivante » ; en pressant la touche CTRLCTRLCTRL, l'icone devient « dernière fiche ».	Supprimer la fiche.	En pressant la touche ⌥ALTALT, propose d'effacer tous les contacts.
	Enregistrer le carnet		afficher et masquer le bloc notes. Vous pouvez placer dans ce dernier ce que vous voulez.
fiches marquées	Le compteur à droite indique le nombre de fiches marquées, la puce à gauche peut être cliquée pour marquer la fiche et reflète le marquage de celle-ci : fiche marquée fiche non marquée. Le marquage sert à sélectionner un sous-ensemble de fiches dans un traitement : export de vCards, requête d'extraction de données, etc. Maintenir la touche CTRLCTRLCTRL enfoncée pour retirer toutes les marques.		Fait apparaître un menu local. copier « spécial » du nom complet suivi de l'adresse, des téléphones ou des adresses mail. ou recherche de l'adresse sur le site Pages jaunes, du contact sur Google ou affichage de l'adresse dans Google Maps.
Placer une photo	Ouvre un dialogue permettant de sélectionner une portion d'image et met la vignette dans la zone de placement. Enfoncer la touche CTRLCTRLCTRL pour détruire une image existante.	Zone de placement photos.	Vous pouvez directement glisser une image dessus pour l'importer sur la fiche, elle sera présente dans les vCards exportées (options…).
Requêtes	Ce bouton ouvre un menu permettant de exécuter une requête enregistrée ; composer une lettre-type RTF ou HTML à partir d'un modèle de document enregistré dans le dossier Requêtes et des données de la fiche ; copier le nom d’une variable dans un document-type ; lister les noms de variables utilisables ; afficher le dossier Requêtes contenant les requêtes enregistrées et les modèles de documents.
	taille et choix de la police d'affichage des fiches.		suivi des versions et aide en ligne de la pile.
préférences et outils	Ouvre les préférences et outils options de format des vCards … dossiers des requêtes ; import de fichiers de contacts ; requêtes…	vCards	import et export de vCards. glisser dessus un fichier vCard pour l'importer ; exporter la vCard de la fiche courante ou un ensembles de vCards (cf.détails).
	Envoyer un message au contact		Permuter téléphones et adresses mail en éliminant les lignes supprimées.
	Permuter nom et prénom.	Type de contact	Cliquer ce bouton pour basculer de « personne » à « entreprise ». personne physique entreprise
Onglet adresses	Le carnet gère jusqu'à 3 adresses par contact. Ce bouton permet de permuter les adresses. Par défaut, c'est l'adresse 1 qui est affichée ; si vous avez saisi une seule adresse à l'adresse 2 ou 3, la permutation la ramènera en 1.	Type d'adresse et adresse préférée	cliquer ce bouton pour choisir le type de l'adresse. non spécifié domestique travail autre Cliquez le bouton radio à gauche pour précisez que cette adresse est la principale.
	Ce bouton permet de verrouiller/déverrouiller les champs de saisie pour éviter tout effacement involontaire.		Ce bouton permet de condenser ou déployer les champs d'intérêt secondaire pour accélérer la saisie. Les champs masqués sont conservés.
extraction des contacts	Outil permettant de récupérer la liste des contacts d'un message au format texte : glisser dessus le texte d'un message complet, contenant les destinataires à extraire.		Permet d'ouvrir l'adresse internet renseignée.
		rechercher une fiche	Affiche un index des contacts existants et permet de rechercher une fiche.

Saisie

Créez une nouvelle fiche au moyen du bouton ajouter. Passez d'un champ au suivant avec la touche retour ou tabulation.

Facilités de saisie

1. Entrez le nom et le prénom en minuscules, ainsi que la rue : les majuscules sont placées automatiquement.
   Permet de permuter nom et prénom.
2. Pour la ville, saisissez le code postal ou une partie de ce dernier ou encore une partie de son nom : choisissez celle qui convient dans la liste qui s'affiche.
   Pour le pays, choisissez le dans le menu local.
3. Pour la société,la fonction et la banque, saisissez le début, le carnet vous suggère une liste de valeurs déjà présentes qu'il suffit de cliquer.
4. Pour les téléphones, entrez les chiffres seulement, ils seront espacés par un point automatiquement.
5. Tapez le début des adresses mail en incluant l'@ : le fournisseur de mail vous sera suggéré automatiquement à partir de la liste de ceux déjà présents.
6. Les petits champs à droite des téléphones et des mails vous permet de spécifier un type au moyen d'un menu local.
7. Le champ relation permet d'enregistrer le nom d'un autre contact : ami, famille, etc.
8. Le champ site permet d'enregistrer l'url d'un site d'entreprise ou une page perso.
9. Le champ groupes permet de préciser à quels groupes de contacts la fiche appartient.
10. Le champ anniversaire permet de saisir une date au moyen d'un calendrier.

Rechercher une fiche

Le bouton Rechercher affiche un index des fiches enregistrées ; Cet index comporte 5 colonnes : marque de la fiche, nom complet et 3 rubriques d'index paramétrables (ici, adresse mail 1, téléphone 1 et ville). Le paramétrage de ces colonnes variables se fait en préférences.
il est possible de trier l'index sur n'importe quelle colonne en cliquant l'en-tête correspondant.

Pour chaque ligne, cliquer la première case marque/démarque la fiche, les autres cases amènent à la fiche.

Les noms de cette liste sont fictifs !

Rechercher une fiche par une chaîne de caractères

En entrant une chaîne de caractères quelconque dans le champ de recherche, l'index est filtré. La recherche s'effectue à la fois en orthographe exacte et phonétiquement, ce qui permet de retrouver un contact facilement.

En cliquant le bouton Marquer tout, les fiches visibles dans la liste filtrée seront marquées.

Le bouton Tout démarquer supprime la marque de toutes les fiches.

Échange de vCards avec d'autres applications

Outils Préférences

Préférences

options d'export vCards	export des images ; vCards séparées (créées dans un dossier sur le Bureau) ou non en exportation.
Carnet d'une association : cette option permet de gérer les adhérents d'une association avec le détail des cotisations en faisant apparaître les champs nécessaires sur les fiches : n° d'adhésion, montant, date et banque. Les boutons radios servent à spécifier le statut de l'adhérent : « membre », « ami » ou autre. Le champ « montant cotisation » des outils enregistre la cotisation demandée pour l'année. Le bouton Effacer adhésions… des outils réinitialise toutes les adhésions.
colonne 2: ▾ … colonne 4: ▾	options de présentation de l'index du carte. La première colonne est toujours le nom complet, les 3 suivantes peuvent être n'importe quelle rubrique : téléphone, mail, ville, société, etc.

Importer

Contacts OutLook	Importe des contacts extraits d'OutLook au format CSV, la correspondance des données est faite pour le français et l'anglais (*).
Fichier csv	Importe une liste de contacts sous la forme d'un tableau Excel.
Rubriques	Donne la liste des rubriques standard du Carnet d'adresses.

(*)    La structure des fichiers CSV générés par Outlook dépend de la langue et de la version… Le format vCard est bien plus standard ! Il sera probablement plus simple de retravailler les données sous tableur, de mettre en entête des colonnes les noms de rubriques Carnet d'adresses et de faire un import Fichier CSV.

Import fichier CSV

Le tableau à importer doit être réalisé avec un tableur (Excel, OpenOffice) et enregistré au format CSV avec les options suivantes :

• jeu de caractères : UTF-8, Macintosh Roman ou Windows (iso Latin 1) ;
• séparateur de champs : tabulation ;
• délimiteur de texte : «"».

Placez dans la première ligne du tableau, en entête des colonnes, le nom de chaque rubrique à importer (liste fournie en cliquant sur le bouton « Rubriques »). Si vous voulez exclure une colonne, ne mettez rien dans son titre. Si la rubrique spécifiée est inconnue, le traitement signale l'erreur et s'arrête.

Avant d'importer un grand nombre de contacts, sauvegardez vos données ou copiez la pile sur un autre support.

Requêtes

Répertoire	Crée un répertoire au format HTML prêt à imprimer.	Exécuter requête	Exécute une requête enregistrée et produit un rapport sur le Bureau.
Étiquettes	Permet de faire des étiquettes d'adresses.	Construire requête	Ouvre un outil permettant d’élaborer une requête ou un modèle de document.
Fichier LDIF	Export de contacts au format LDIF pour Thunderbird.	dossier Requêtes…	Localise et ouvre le dossier contenant les requêtes et les modèles de documents.

Répertoire et étiquettes au format HTML

Dans chaque cas, un dialogue permet de préciser la sélection à faire sur les contacts.

Export des contacts au format LDIF, incompatibilité des vCards

En faisant un essai de Thunderbird pour un ami, j'ai pu constater que l'import de vCards en version 3.0 ne marche pas : les vCards sont importées, mais les champs ne contiennent rien ! L'export au format LDIF est supporté.

J'ai trouvé cette moulinette pour convertir mon fichier de vCards en quelque chose que Thunderbird comprend : le format .LDIF.

Mailing

Crée une mailing liste au format CSV sur le Bureau.

Prépare un message mail à une sélection de contacts.

Choisissez dans le dialogue la sélection à appliquer aux contacts.

Trombinoscope

Crée un trombinoscope au format HTML sur le Bureau. Choisissez dans le dialogue la sélection à appliquer aux contacts : La rubrique servant à trier la présentation du trombinoscope ; La liste de valeurs - séparées par des virgules - de cette rubrique pour sélectionner les fiches ; La case "membres" éventuellement s'il s'agit d'une association.

Cliquez ensuite ce bouton pour créer le trombinoscope et enregistrer les réglages. Le trombinoscope est créé avec les images de fiches.

Outils de maintenance

Backup	Exporte tout le carnet dans un fichier de sauvegarde "backup Carnet d'adresses.datarev". Recommandé dans le cas d'une manoeuvre délicate comme l'import de nouveaux contacts. Obligatoire lors de l'installation d'une nouvelle version du Carnet : les données seraient perdues !	Restore	Importe une sauvegarde de carnet d'adresses. Pour restaurer à partir de la sauvegarde, effacez tous les contacts en pressant et la touche ALT.
Nouveau Carnet	crée un nouveau carnet.	Comparer Mails	Comparer une liste tabulée [prénom-nom | adresse mail ] à l'index du carnet pour repérer des écarts.
Homonymes	Liste les homonymies (éventuelles fiches en double).	Comparaison CSV	Compare au Carnet d'adresses un tableau Excel enregistré au format CSV et donne un fichier texte listant les écarts trouvés. Le titre de chaque colonne doit être le nom de la rubrique Carnet d'adresses correspondante (liste fournie en cliquant sur le bouton « Rubriques » de l'outil « Importer »).

Requêtes et lettres-type

Programmation de requêtes

Une requête comporte 3 éléments :

1. Un ensemble de données exportées ;
2. Un critère de sélection des fiches ;
3. Un tri en sortie ;

Tout ceci est mémorisé dans fichier source : requête ou lettre-type (au formats RTF ou html).

L'outil de programmation est divisé en 3 panels :

1. Un panel « Champs à exporter » permettant de définir les colonne d'une feuille de calcul. Outre les données extraites par la requête, il comporte un bouton Tris… pour spécifier un ordre de présentation des lignes du tableau résultant de la requête. Si vous n'en mettez pas, aucun fichier n'est créé en sortie mais les fiches ciblées par la requête sont marquées. Ce panel est désactivé si la source est une lettre-type car les données importées dans le document sont programmées à l'intérieur de celui-ci ;
2. Un panel « requêtes » permettant de gérer la source : Nouvelle pour créer, Ouvrir et Enregistrer un fichier source (requête ou lettre-type) ;
3. Un panel sélection permettant de choisir les fiches.
4. Utilisez le bouton Tester du panel « sélection » pour essayer la requête en cours d'élaboration.

Contrôles de l'outil requêtes

Nouvelle	crée une nouvelle requête.	Ouvrir	ouvrir une requête.
Enregistrer	enregistrer la requête.	Tester	essayer la requête en cours.
	nom du fichier CSV généré sur le Bureau.		Activer cette option produit un tableau au format SYLK (Multiplan, ancêtre d'Excel) avec un format de cellules adapté au type de donnée.
	option de sélection des fiches : marquage et statut. (toutes cartes, marquées ou non), statut d'adhésion (membre, ami ou autre); archivage : néant, archivé ou actif;		panel des rubriques servant de sélection complémentaire : nom de la rubrique, opérateur de comparaison et valeur.
	Ajout d'un critère de sélection au panel des rubriques. Le bouton fait apparaître les menus de choix de la rubrique et de l'opérateur logique, ainsi que le champ de saisie de la valeur.		Supprimer le critère du panel des rubriques.
	choix de la rubrique servant de critère.		choix de l'opérateur logique. égal, contient ou différent de la valeur.
Devant ➜ Après ➜	place le champ à exporter avant ou après la ligne sélectionnée.	Supprimer	supprime le champ sélectionné.
Tout	ajoute toutes les champs.		Les doubles flêches permettent de déplacer le champ courant dans la liste.
Tris…	Ouvre un dialogue permettant de spécifier un tri du résultat de la requête.	Terminé	referme le dialogue.

Tri du résultat

Composer des documents à partir des données de la fiche

En saisie du document-type, placez les variables provenant d'une fiche de manière normale, comme s'il s'agissait d'un texte quelconque : dans l'exemple ci-dessous, la date du jour, le nom complet et l'adresse du destinataire sont mis en évidence en rouge mais il n'y a pas de contrainte de style…

Réalisez votre document modèle au moyen d'un traitement de texte normal : word, office ou un éditeur HTML. Dans le texte, collez les variables désirées en allant les copier au moyen du dialogue ci-contre. Enfin, enregistrez votre modèle de document au format html ou rtf dans le dossier Requêtes. Les autres formats ne sont pas supportés.

A noter : certains traitements de texte ont une fonction similaire. Il proposent la création d'un modèle et l'import de données d'un carnet d'adresses. Voir la documentation de votre logiciel.

Sauvegarde des données de la pile

Récupération des destinataires d'un mail

Enregistrez le mail au format texte, puis glissez le fichier sur cette icone : l'outil produit une liste de contacts destinataires (ou en copie visible) au format CSV avec le nom et le prénom « reconstitués » et l'adresse mail. Cette liste, après correction éventuelle sous un tableur ou un éditeur de texte, peut être importée dans le Carnet d'adresses au moyen de l'outil « importer ». Si les nom et prénom sont inversés, l'échange pourra se faire sur la fiche.
Alternative : copiez la liste des contacts du message et cliquez l'icone.